Aide à l’archivage et au récolement
Aide à l’archivage et au récolement
Pourquoi faire appel au service d’archivage ?
Les archives sont d’abord utiles à l’administration pour des questions organisationnelles et légales, elles sont aussi des sources d’information sur l’histoire des hommes et des territoires. La multiplication des associations d’histoire locale et de généalogie témoigne de l’intérêt grandissant du public pour l’histoire locale. Les archives des collectivités territoriales deviennent alors un formidable outil de médiation culturelle.
L’aide à l’archivage apparaît comme un atout pour les collectivités :
- Tri des archives : l’intervention de l’archiviste itinérant permet de remettre à jour le classement des documents, et de créer un plan de classement. La collectivité aura ainsi un fonds d’archives structuré pour le long terme (20 ans environ).
- Simplification des recherches documentaires pour les établissements publics et notamment les secrétaires de mairie.
- Intérêt juridique : l’archivage dans les communes est obligatoire. Rappelons qu’il est demandé aux collectivités de conserver et de mettre en valeur leurs archives (Code Général des Collectivités Territoriales, Art. L. 1421-3). Les municipalités ont aussi l’obligation de consacrer une partie de leur budget au frais de conservation de leurs documents (C.G.C.T., Art. L. 2321-2).
- Gain de temps : la sensibilisation au pré-archivage et à l’archivage permet au personnel territorial de prendre conscience de l’importance de telles missions, et à terme, de se familiariser avec les règles de classement des archives (dossiers de personnel, comptabilité, urbanisme…).
- Gain de place.
- Redécouverte du patrimoine local : de nombreuses municipalités sous-estiment leur potentialité dans ce domaine. Or, il s’avère que chaque commune possède des documents uniques, historiquement intéressant. Une partie des pièces produites aujourd’hui aura une valeur patrimoniale d’ici quelques décennies. Sans cette prise de conscience, nous serions privés d’une grande part de notre mémoire collective. La mise en valeur de ce patrimoine local pourrait déboucher, pour ceux qui le souhaiteraient, sur la création d’une exposition, ou par exemple d’une bibliothèque de fonds anciens.
Présentation du service archivage du CDG48
Le CDG48 vous propose la disposition un archiviste professionnel, formé aux techniques archivistiques, et possédant une parfaite connaissance de l’organisation des collectivités afin de vous accompagner dans le classement, la conservation et la valorisation de vos archives.
Le Centre de gestion de la fonction publique territoriale a été le destinataire des interrogations des élus locaux sur la réglementation et la bonne tenue des archives, ainsi que sur la conservation du patrimoine local.
Le Conseil d’Administration du Centre de gestion, avec le soutien et la participation scientifique des Archives départementales, a décidé de créer un service d’archives itinérantes. A cet effet, un archiviste de formation a été recruté afin d’être mis à disposition des collectivités intéressées pour réaliser des missions temporaires.
Après une visite dans la collectivité, un devis est établi gratuitement. Ce devis permet d’évaluer le temps de travail au sein de la structure, en fonction du type de documents présents (documents anciens : avant 1790, documents intermédiaires, archives courantes…) et de leur quantité, calculée en mètres linéaires (m.l.) ou en mètres cubes (toutes ces informations sont réunies dans un diagnostic). Le tarif de l’opération a été fixé par le conseil d’administration du Centre de gestion de la fonction publique territoriale, sur la base de 290€ par jour et 160€ pour une demi-journée.
Les prestations du service
- Tri et éliminations réglementaire des documents
- Classement des documents à conserver et réalisation d’un inventaire, à l’aide d’une application spécifique d’archivage.
- Conseil à l’archivage et formation du personnel à la gestion des archives,
- Etablissement d’un plan de localisation des archives (formats papier et électronique)
Durée : Sur devis Montant TTC : 290€/j
Atelier de prise en main de l’outil de gestion des archives fourni par le CDG48
Durée : Sur devis Montant TTC : 290€/j
Aide à la préparation du procès-verbal de récolement
Durée : Sur devis Montant TTC : Sur devis
FAQ Archivage
Que peut-on considérer comme archivage ?
Ce sont les documents « quels que soient leur date, leur forme, et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme privé ou public, dans l’exercice de leur activité » (loi n°79-18 du 3 janvier 1979, article 1). Il ne faut pas confondre les archives (propres à l’activité du service, unique et originaux, soumis à des règles précises de traitement et de conservation) avec la documentation (journaux, imprimés, périodiques, publications officielles, revues spécialisées, non produits par le service et qu’il peut détruire librement, sans solliciter le visa des Archives départementales).
Pourquoi conserver les archives dans les collectivités ?
Trois raisons peuvent être évoqués :
– la gestion des affaires communales : un dossier a toujours une utilité 10, 20 ou même 100 ans après son ouverture !
– la justification des droits des administrés
– la sauvegarde du patrimoine et de la mémoire de la commune.
Quelles sont les responsabilités des collectivités envers leurs archives ?
La commune est propriétaire de ses archives. Elle en assure les frais de conservation, dépense qui est obligatoire (Code Général des Collectivités Territoriales, Art. L. 2321-2). Le budget consacré à la sauvegarde des archives doit théoriquement prendre en compte l’achat de fournitures (boîtes d’archives, chemises rigides…), mais aussi le classement et la restauration des documents.
Rappelons qu’à chaque renouvellement de municipalité, le maire doit établir un procès verbal de prise en charge des archives en trois exemplaires (un pour le maire sortant, un remis aux Archives départementales, et un conservé en mairie), accompagnés d’un état des lieux sommaire de la conservation des documents, appelé récolement.
La commune peut-elle confier certains documents aux archives départementales ?
Une commune peut à tout moment décider de confier ses documents aux Archives départementales, après décision du conseil municipal : c’est ce qu’on appelle faire un dépôt. Le directeur des Archives donne ensuite son accord, après contrôle, pour le transfert des documents.
Les dépôts se font surtout pour des archives anciennes et/ou en péril. Même si les documents sont déposés aux Archives départementales, ils restent propriété de la commune. Pour les communes de moins de 2000 habitants, la loi n° 70-1200 du 21 décembre 1970 prescrit le dépôt obligatoire pour :
– l’état civil de plus de 150 ans
– les plans et registres cadastraux n’étant plus en usage depuis 30 ans
– les autres documents de plus de 100 ans
Cependant, si les conditions de conservation sont considérées comme satisfaisantes après avis favorable du directeur des Archives départementales, une dérogation peut être accordée par le préfet, sur demande écrite du maire.
Quelles sont les conditions optimales de conservation ?
Les archives doivent être conservées au sein du local municipal, si possible dans une salle spécifique de la mairie, fermée à clef, et sous la responsabilité d’un agent communal. Cette salle doit respecter certaines normes :
– le maintien d’une température constante (entre 16°C et 20°C). La salle doit donc avoir une bonne isolation.
– Le maintien d’un taux constant d’humidité relative entre 50% et 60%. Il faut souvent aérer cette salle.
– La prévention des risques d’incendie, d’inondation ou d’infiltration, de présence de rongeurs et d’insectes. Il est par exemple recommandé de choisir des rayonnages métalliques, d’installer des détecteurs d’incendie et des extincteurs, de contrôler régulièrement l’étanchéité de la toiture, de la tuyauterie…
– la protection contre la lumière : prévoir des volets ou des rideaux.
– éviter d’entreposer du matériel, des produits d’entretien et de l’alimentation dans la salle exclusivement consacrée aux archives.
Quelles sont les fournitures idéales à utiliser pour le rangement et le conditionnement ?
Avant tout, il faut retirer les éléments superflus dans les dossiers : post-it, trombones métalliques (risque de rouille), élastiques, pochettes plastiques (trop acide)…Eviter aussi de rassembler les papiers dans des enveloppes. Il est préférable d’agrafer les documents, de les conditionner dans des chemises rigides (de couleur claire : blanc, beige, gris…) en carton et dans des boîtes d’archives en carton (éviter les classeurs). Les boîtes sont ensuite rangées sans être trop serrées, et jamais posées à même le sol.
La collectivité peut-elle procéder à des éliminations ?
L’élimination d’archives publiques est soumise à réglementation (arrêté du 31 décembre 1926 et circulaireAD93-1 du 11 août 1993), sauf en ce qui concerne la documentation (catalogues, revues…). Les éliminations sont régies selon la nature et les délais de conservation des documents (pour obtenir la liste indicative des documents éliminables voir la documentation mise en ligne)
La collectivité doit obligatoirement établir un bordereau d’élimination, édité en 2 exemplaires et envoyé aux Archives départementales. Le bordereau doit comporter les informations suivantes (pour obtenir un bordereau d’élimination vierge, voir la documentation mise en ligne) :
– la description précise des documents
– leurs dates extrêmes (date la plus ancienne à la ,plus récente du dossier)
– le métrage linéaire que représentent les dossiers (en m.l. ou en m3)
Une fois le bordereau contrôlé et visé par le directeur des Archives départementales, un exemplaire est renvoyé à la collectivité, qui doit le conserver : il est le garant du respect de la procédure administrative, mais c’est aussi le seul témoin de l’existence des documents ayant été détruits. Le maire est alors dégagé de sa responsabilité. Ensuite la commune peut éliminer physiquement les documents.
Comment préparer les dossier pour leur archivage ?
Dès qu’un document est créé ou réceptionné, il peut être considéré comme une archive. Quelques règles s’imposent donc afin de faciliter son archivage.
– retirer tous les éléments superflus d’un dossiers : post-it, brouillons, trombones métalliques (risques de rouille), pochettes plastiques (trop acide pour le papier)… sortir les dossiers des enveloppes.
– regrouper un maximum les dossiers similaires et toujours éviter de laisser une pièce isolée
– bien identifier les dossiers : le titre du document doit résumer sommairement le contenu (éviter les sigles car ceux-ci évoluent très vite…et le risque de s’y perdre est grand !)
– rajouter sur la boîte les dates extrêmes (date la plus ancienne à la plus récente du dossier).
Tous les textes et codes cités sont disponibles sur le site : legifrance.gouv.fr
Les circulaires spécifiques aux archives sont disponibles sur le site : archivesdefrance.culture.gouv.fr
Pour aller plus loin
Aide à la mise en œuvre d’outils de webconférence
Accompagnement à la dématérialisation et au classement numérique
Contact
Service Moyens généraux : David JAFFUEL
Téléphone : 04 66 65 30 03