24 septembre 2020 – Commission de Réforme (ANNULÉ)
24 septembre 2020 – Comité Technique
1er octobre 2020 – Comité Médical
26 novembre 2020 – Commission de Réforme
Date à déterminer – Commission Administrative Paritaire

Foire aux Questions

Dernière mise à jour : 10 Juil 2020

Ce sont les documents « quels que soient leur date, leur forme, et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme privé ou public, dans l’exercice de leur activité » (loi n°79-18 du 3 janvier 1979, article 1). Il ne faut pas confondre les archives (propres à l’activité du service, unique et originaux, soumis à des règles précises de traitement et de conservation) avec la documentation (journaux, imprimés, périodiques, publications officielles, revues spécialisées, non produits par le service et qu’il peut détruire librement, sans solliciter le visa des Archives départementales).

Trois raisons peuvent être évoqués :

- la gestion des affaires communales : un dossier a toujours une utilité 10, 20 ou même 100 ans après son ouverture !
- la justification des droits des administrés
- la sauvegarde du patrimoine et de la mémoire de la commune.

La commune est propriétaire de ses archives. Elle en assure les frais de conservation, dépense qui est obligatoire (Code Général des Collectivités Territoriales, Art. L. 2321-2). Le budget consacré à la sauvegarde des archives doit théoriquement prendre en compte l’achat de fournitures (boîtes d’archives, chemises rigides…), mais aussi le classement et la restauration des documents.

Rappelons qu’à chaque renouvellement de municipalité, le maire doit établir un procès verbal de prise en charge des archives en trois exemplaires (un pour le maire sortant, un remis aux Archives départementales, et un conservé en mairie), accompagnés d’un état des lieux sommaire de la conservation des documents, appelé récolement.

Une commune peut à tout moment décider de confier ses documents aux Archives départementales, après décision du conseil municipal : c’est ce qu’on appelle faire un dépôt. Le directeur des Archives donne ensuite son accord, après contrôle, pour le transfert des documents.

Les dépôts se font surtout pour des archives anciennes et/ou en péril. Même si les documents sont déposés aux Archives départementales, ils restent propriété de la commune. Pour les communes de moins de 2000 habitants, la loi n° 70-1200 du 21 décembre 1970 prescrit le dépôt obligatoire pour :
- l’état civil de plus de 150 ans
- les plans et registres cadastraux n’étant plus en usage depuis 30 ans
- les autres documents de plus de 100 ans

Cependant, si les conditions de conservation sont considérées comme satisfaisantes après avis favorable du directeur des Archives départementales, une dérogation peut être accordée par le préfet, sur demande écrite du maire.

Les archives doivent être conservées au sein du local municipal, si possible dans une salle spécifique de la mairie, fermée à clef, et sous la responsabilité d’un agent communal. Cette salle doit respecter certaines normes :

- le maintien d’une température constante (entre 16°C et 20°C). La salle doit donc avoir une bonne isolation.
- Le maintien d’un taux constant d’humidité relative entre 50% et 60%. Il faut souvent aérer cette salle.
- La prévention des risques d’incendie, d’inondation ou d’infiltration, de présence de rongeurs et d’insectes. Il est par exemple recommandé de choisir des rayonnages métalliques, d’installer des détecteurs d’incendie et des extincteurs, de contrôler régulièrement l’étanchéité de la toiture, de la tuyauterie…
- la protection contre la lumière : prévoir des volets ou des rideaux.
- éviter d’entreposer du matériel, des produits d’entretien et de l’alimentation dans la salle exclusivement consacrée aux archives.

Avant tout, il faut retirer les éléments superflus dans les dossiers : post-it, trombones métalliques (risque de rouille), élastiques, pochettes plastiques (trop acide)…Eviter aussi de rassembler les papiers dans des enveloppes. Il est préférable d’agrafer les documents, de les conditionner dans des chemises rigides (de couleur claire : blanc, beige, gris…) en carton et dans des boîtes d’archives en carton (éviter les classeurs). Les boîtes sont ensuite rangées sans être trop serrées, et jamais posées à même le sol.

L’élimination d’archives publiques est soumise à réglementation (arrêté du 31 décembre 1926 et circulaireAD93-1 du 11 août 1993), sauf en ce qui concerne la documentation (catalogues, revues…). Les éliminations sont régies selon la nature et les délais de conservation des documents (pour obtenir la liste indicative des documents éliminables voir la documentation mise en ligne)
La collectivité doit obligatoirement établir un bordereau d’élimination, édité en 2 exemplaires et envoyé aux Archives départementales. Le bordereau doit comporter les informations suivantes (pour obtenir un bordereau d’élimination vierge, voir la documentation mise en ligne) :
- la description précise des documents
- leurs dates extrêmes (date la plus ancienne à la ,plus récente du dossier)
- le métrage linéaire que représentent les dossiers (en m.l. ou en m3)

Une fois le bordereau contrôlé et visé par le directeur des Archives départementales, un exemplaire est renvoyé à la collectivité, qui doit le conserver : il est le garant du respect de la procédure administrative, mais c’est aussi le seul témoin de l’existence des documents ayant été détruits. Le maire est alors dégagé de sa responsabilité. Ensuite la commune peut éliminer physiquement les documents.

Dès qu’un document est créé ou réceptionné, il peut être considéré comme une archive. Quelques règles s’imposent donc afin de faciliter son archivage.

- retirer tous les éléments superflus d’un dossiers : post-it, brouillons, trombones métalliques (risques de rouille), pochettes plastiques (trop acide pour le papier)... sortir les dossiers des enveloppes.
- regrouper un maximum les dossiers similaires et toujours éviter de laisser une pièce isolée
- bien identifier les dossiers : le titre du document doit résumer sommairement le contenu (éviter les sigles car ceux-ci évoluent très vite...et le risque de s’y perdre est grand !)
- rajouter sur la boîte les dates extrêmes (date la plus ancienne à la plus récente du dossier).

Tous les textes et codes cités sont disponibles sur le site : legifrance.gouv.fr

Les circulaires spécifiques aux archives sont disponibles sur le site : archivesdefrance.culture.gouv.fr